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Jul 29, 2023

As melhores maneiras de armazenar documentos e papéis importantes em casa

Embora o mundo tenha se tornado cada vez mais digital, ainda existem muitos

Embora o mundo tenha se tornado cada vez mais digital, ainda existem muitos documentos impressos que você precisa ter em mãos. E embora possa ser necessário ter itens como certidões de nascimento, apólices de seguro e contratos em um local acessível, mantê-los seguros é igualmente essencial.

Por exemplo, você deseja evitar que sejam danificados por água, fogo ou outras condições desastrosas. Mas você também quer evitar que caiam em mãos erradas.

Os seguintes métodos de proteção de registros vitais e documentos cruciais têm vantagens e recursos exclusivos. A comparação das opções pode ajudá-lo a decidir qual se adequa melhor às suas necessidades.

Mais de 340.000 casas são danificadas por incêndios estruturais nos Estados Unidos anualmente. Mesmo que você tenha escondido seus documentos importantes longe de olhos curiosos, eles não serão páreo para as chamas de um incêndio em uma casa, a fumaça que os acompanha ou os danos causados ​​pela água usada para apagá-los.

Um cofre à prova de fogo pode proteger documentos difíceis de substituir em caso de incêndio, e os melhores cofres à prova de fogo também oferecem proteção contra água.

Para escolher o melhor cofre à prova de fogo, verifique se você pode trancá-lo e abri-lo facilmente (mantenha uma chave reserva em outro lugar ou tenha um método alternativo para abri-lo, como um teclado). Também deve ser fácil de transportar se você precisar pegá-lo e sair.

Embora você queira manter documentos originais e valiosos em um cofre à prova de fogo, você pode colocar papelada significativa, mas substituível, em um arquivo que oferece mais recursos organizacionais.

A configuração de um sistema de arquivamento doméstico facilita a localização de documentos essenciais em instantes. Isso também pode agilizar tarefas como declaração de impostos.

Um arquivo de construção em aço fornecerá alguma proteção contra danos e elementos, embora provavelmente não seja tão eficaz quanto o melhor cofre à prova de fogo.

Muitos armários de arquivos também possuem fechaduras que fornecem um elemento de segurança em caso de arrombamento.

Uma pasta sanfonada pode ser uma maneira eficaz e de curto prazo de organizar e armazenar documentos importantes. Embora forneçam pouca proteção contra roubo ou danos, eles simplificam a categorização da papelada e são portáteis.

Considere o uso de uma pasta de arquivo expansível se você estiver viajando e precisar levar registros com você, por exemplo, ou tiver que mostrar documentos originais a um oficial, como ao solicitar uma licença.

Cobri-los com protetores de página de plástico transparente protege contra derramamentos, rasgos ou outros contratempos. Mas, é claro, você vai querer mover papéis valiosos para um local mais seguro o mais rápido possível.

Se você não precisa do documento original por perto, ou se gostaria de guardar o arquivo original e ter uma cópia prontamente disponível, considere criar uma cópia digital e carregá-la em um local seguro.

Muitos smartphones podem converter fotos em arquivos de documentos (ou têm aplicativos disponíveis para criar arquivos PDF a partir de fotos para você). Como alternativa, você pode usar um scanner de documentos.

Existem várias maneiras de armazenar esses documentos. Por exemplo, você pode salvá-los na nuvem com um serviço que fornece criptografia de ponta a ponta. Ou grave-os em uma fonte externa, como um disco rígido externo ou um pen drive.

Se você não precisa manter documentos críticos em sua casa, considere armazená-los em um banco.

Quando você aluga um cofre, fica tranquilo sabendo que sua papelada está altamente protegida, mas acessível a você ou a seus familiares. Você também pode garantir o conteúdo da caixa, se desejar.

Reserve um tempo para compartilhar informações sobre quais documentos você armazenou, onde os guarda e como eles podem ser acessados ​​com pessoas importantes em sua vida. Por exemplo, você pode querer que seus filhos adultos saibam onde encontrar seu testamento e apólice de seguro de vida.

É uma boa ideia auditar os documentos que você guardou em casa uma vez por ano. Alguns papéis que você deve manter por toda a vida, incluindo:

Outros papéis podem ser descartados a cada sete anos (como documentos comprobatórios de impostos), todos os anos (como extratos bancários ou holerites) e até todos os meses (como contas de serviços públicos).